3. میزان توانایی انتقال مطالب از طریق تنظیم گزارش‌ها (مهارت نوشتاری)

یکی از مهارت‌های ارتباطی مهارت نوشتن است. گرچه در ارتباط نوشتاری، پیام‌ها نسبت به دیگر شیوه‌های ارتباطی، کندتر منتقل می شود، اما تبادل اطلاعات در آن دقیق‌تر از سایر ارتباطات انجام می‌شود.
بیانی که با قلم نگاشته می‌گردد با گذشت زمان فرسوده نمی‌شود در حالی که بیان لفظی، دستخوش گذر زمان می‌شود.
پروردگار یکتا در قرآن کریم نعمت قلم و نوشتن را اینچنین یادآوری می‌کند:

اقْرَأْ وَ رَبُّکَ الْأَکْرَمُ الَّذِی عَلَّمَ بِالْقَلَم‏ :

بخوان که پروردگارت (از همه) بزرگوارتر است؛ همان کسی که به وسیله قلم آموزش داد. (16)
در دین اسلام همواره بر ارزش علم و دانش تأکید شده به اندازه‌ای که در روایات معصومین علیهم السلام، قلم دانشمندان نسبت به خون شهیدان برتر معرفی شده است؛ به این دلیل که قلم دانشمندان جامعه می‌تواند اصلاحگر جامعه باشد .
ارتباط کتبی مزایای بسیاری دارد که می‌توان به برخی از آن‌ها اشاره کرد:
1. نوشتار شاهدی بر رویدادها، اقدامات و روند عملیات است و هیچگاه فراموش نمی شود و همیشه هست.
از رسول اکرم صلی الله علیه و آله نقل شده است که فرمودند:

قَیِّدُوا الْعِلْمَ، قیلَ وَ ما تَقْییدُهُ قالَ: کِتابَتُهُ :

دانش را در بند کنید. پرسیدند چگونه؟ فرمود با نوشتن. (17)
2. نوشته‌ها، سوابقی تدوین شده و مکتوب برای مراجعات بعدی به حساب می‌آید.
امام صادق علیه السلام در این باره می‌فرمایند:

احتَفِظُوا بِکُتُبِکُمْ فَإِنَّکُمْ سَوْفَ تَحْتَاجُونَ إِلَیْهَا :

از دفترهای خود محافظت کامل به عمل آورید که در آینده به آنها نیازمند مى‏شوید. (18)
3. امکان سوء‌تفاهم و تفسیر و تعبیر غلط را کاهش می‌دهد. حضرت امام صادق علیه السلام در مورد تکیه بر نوشتن فرموده‌اند:

الْقَلْبُ یَتَّکِلُ عَلَى الْکِتَابَة :

دل به نوشته اطمینان پیدا می‌کند. (19)
با توجه به این حدیث، نوشتن یکی از راه‌های مبادله اطلاعات است که به منظور برقراری اعتماد و اطمینان میان نویسنده و خواننده از آن استفاده می‌شود.
4. فرستنده پیام، هنگام نوشتن دقت بیشتری می‌کند و هنگام فرستادن آن بهتر درباره آن فکر می‌کند.

گزارش نویسی

نوشتن ابزار مهمی در دست مدیران است. اما این نوشتن بنا بر آنکه کجا و با چه هدف و برای کدام مخاطبی استفاده می‌شود و بنا بر اینکه چه برنامه‌‌های کوتاه‌مدت، میان‌مدت و یا بلند‌مدتی را دنبال می‌کند، می‌تواند و باید بسیار متفاوت باشد. گزارش‌نویسی نیز نوعی نوشتن است که برای ارتباطات کاری رسمی و غیررسمی در سازمان از آن استفاده می‌شود.
گزارش در لغت به معنی به جای آوردن، انجام دادن، اظهارنظر کردن، در میان نهادن و شرح و تفسیر کردن است.
در تعریف دقیق‌تر از گزارش‌نویسی باید گفت گزارش‌نویسی: به تحریر درآوردن اخبار، اطلاعات، واقعیتها، علل مسائل و رویداد ها و تجزیه و تحلیل منطقی و پی در پی آنها برای رسیدن به راه‌حل‌های صحیح است.
از زمانی که «خط» پدید آمد و زندگی اجتماعی شکل گرفت و پیشبرد اهداف اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فرهنگی به تحقیق و بررسی نیاز پیدا کرد، لزوم تداوم و پیگیری مسائل، اهمیّت گزارش‌نویسی را مشخص‌تر کرد و ارتباط کتبی را ناگزیر ساخت تا هم مردم از اتفاقات باخبر باشند و هم مبنایی باشد برای این که آیندگان کار را ادامه دهند.
در سازمان‌ها برای آگاهی از نتایج مطالعات، تحقیقات و بازرسی‌ها، میزان پیشرفت اجرای برنامه‌ها و دستورها، ثمره فعالیت‌ها و پیامدها و بازتاب آن، فعل و انفعالات درونی و بیرونی و به طور خلاصه هر واقعه مهم و حساسی که در محدوده دستگاه و محیط سازمانی روی می دهد، گزارش‌نویسی لازم است.
گزارشی که صادقانه نوشته شده باشد، قضاوت‌کننده‌ای است که نواقص موضوع مورد تحقیق را به روشنی انعکاس می دهد و به خوانندگان و تصمیم‌گیرندگان، امکان واکنش منطقی را می بخشد.

روش تنظیم گزارش

خوب اندیشیدن و تمرکز داشتن، اساس نگارش است. نگارش خوب نیز به سرمایه‌های علمی، مطالعه، آگاهی، احاطه به موضوع، دقت و تمرین نیاز دارد.
انتخاب یا تعیین موضوع، سرآغاز کار گزارش‌نویسی است. پس در گام اول گزارش‌نویس با دقت و به طور شفاف، موضوع مورد نیاز را برمی‌گزیند.
پس از آنکه مشخص شد موضوع گزارش چیست، باید گیرنده این مطلب و اصطلاحاً مخاطب آن مشخص شود. پس در گام دوم باید گیرنده گزارش مشخص شود؛ چرا که مخاطب‌شناسی در انتخاب قلم و سبک نگارش به نویسنده بسیار کمک می‌کند. گزارشگر در گام سوم از خود می‌پرسد: هدف از تهیه این گزارش چیست؟ آیا هدف، اطلاع رسانی است یا حل و فصل یک مسئله، یا اعلام نتیجه مأموریت فردی یا گروهی و یا اعلام نتیجه تحقیق علمی، اقتصادی، اجتماعی و ... .
شناخت هدف از گزارش نیز در انتخاب سبک نگارش و نوع گزارش به گزارش‌نویس کمک می کند. اگر هدف نویسنده واضح باشد، خواننده می‌تواند در تک‌تک جملات، ردّ پای این هدف را ببیند و پیام نویسنده را درک کند.
گزارش نویس در گام چهارم به کشف واقعیتها در مورد آن موضوع و گردآوری اطلاعات لازم می‌پردازد. این کشف می‌تواند از طریق مشاهده، مطالعه یا مصاحبه شفاهی و کتبی صورت بگیرد.
پس از گردآوری مطالب، گزارش‌نویس با ترتیبی منطقی، مطالب را نظم می‌بخشد و با نوشتن نام خدا در بالای گزارش و گفتن و جاری نمودن بسم‌الله‌الرحمن‌الرحیم بر زبان به نگارش می‌پردازد.
باید دانست گزارش‌نویسی بر دو اصل ساده‌نویسی و سالم‌نویسی استوار است؛ به این منظور که پیغام با سرعت، صحت و روشنی به خواننده گزارش برسد، پس گزارشگر نباید در آوردن واقعیتها مبالغه کند.
مطالب باید مختصر و مفید باشد و از بازی با الفاظ پرهیز شود. امیرمؤمنان امام علی علیه السلام به کارگزاران خود مى‏نویسند:

أَدِقُّوا أَقْلامَکُمْ، وَ قارِبوُابَیْنَ سُطُورِکُمْ وَاحْذِفُوا عَنّى‏ فُضُولَکُمْ، وَ اقْصُدوُا قَصْدَ الْمَعانى‏، وَ أِیَّاکُمْ وَ الْأِکْثارَ، فَانَّ أَمْوالَ الْمُسْلِمینَ لا تَحْتَمِلُ‏الْأِضْرارَ :

قلمهاى خود را تیز کنید ونزدیک به هم بنویسید؛ مطالب غیر‌ضرورى را حذف کنید؛ به معنا بپردازید و از لفّاظى بپرهیزید؛ زیرا اموال مسلمانان نباید ضررببیند و حیف ومیل شود. (20)
کارگزان باید در انتخاب واژه‌ها دقت کنند که تمامی لغات قابل فهم و صریح باشد. خواننده بتواند با صرف حداقل وقت، مطالب و مفاهیم اصلی گزارش را به آسانی و روشنی دریابد. اهمیت عنوان‌ها و سرفصل‌ها در این قسمت مشخص می‌ شود. نمودارهای هندسی، گراف‌ها، جدول‌ها و اعداد و ارقام نیز باید در جای منطقی خویش قرار بگیرد. رعایت آیین‌نگارش و نشانه‌گذاری به انسجام و استواری متن می‌افزاید. بدانید که هر نوشته کوتاه حداقل از سه بخش (مقدمه، متن و نتیجه) تشکیل می‌شود و هر نوشته بلند حداقل بایستی دارای پنج بخش (عنوان، مقدمه، متن، نتیجه و منابع) باشد. تنه اصلی یا متن اصلی گزارش به پاره‌ها یا فصل‌ها تقسیم می‌گردد. فصل‌بندی یا قطعه‌بندی آن بر حسب موضوع و حجم انجام می‌گیرد. اگر موضوعات متعدد باشد به هر موضوع فصلی اختصاص می‌یابد و اگر موضوع واحد باشد، قطعات و پاره‌هایی مختص به خلاصه، بیان و شرح واقعیات و شواهد و داده‌ها، تحلیل آنها و نتایج تحلیل در نظر گرفته می‌شود.
ممکن است شرح بحث‌هایی که پیش از رسیدن به پیشنهادها جریان یافته است نیز در گزارش منعکس شود؛ لذا دقت شود که پیشنهادها باید در جایی و به صورتی طرح گردد که حیرت‌آور و خالی از توجیه منطقی جلوه نکند.
هنگام نگارش، سعی شود از نوشتن کلماتی که معنای آن را مشخص نیست، خودداری گردد. غلط انشایی و یا املایی نیز بر خواننده تأثیر بدی دارد؛ پس مدیران همیشه نوشته خود را پس از پایان و قبل از فرستادن برای گیرنده بازنگری کنند.
نتیجه‌گیری از گزارش در انتهای مطلب کمک می‌کند خواننده همچنان هدف نویسنده را تا انتها دنبال کند و به نتیجه برسد و پیام او را به روشنی دریافت کند.
ارجاعات و منابع نمودارها، گراف‌ها و جدول ها باید در آخر گزارش ذکر گردد. این امانت‌داری به ارزش گزارش می‌افزاید.
مدیران در بازنگری نهایی، دقت کنند که در صفحه عنوان، مشخصاتی از قبیل عنوان گزارش، نام گزارش‌نویس یا گزارش‌نویسان، سازمان مربوط و تاریخ نگارش درج شده باشد. فهرست مندرجات به گونه‌ای تنظیم شود که ساختار گزارش با نظری اجمالی قابل درک باشد.
گاهی اوقات در شروع گزارش، علاوه بر متن اصلی گزارش، چکیده و یا خلاصه هم نوشته می‌شود که باید دانست، میان خلاصه‌نویسی و چکیده‌نویسی تفاوت‌هایی هست. چکیده حاوی مطالب جدید و مهم متن است حتی اگر بسیار جزئی باشد ولی خلاصه، کلی، ساده و عموم فهم است.

انواع گزارش

گزارشها از دیدگاه تحقیقی به دو دسته تحلیلی و اطلاعاتی تفکیک می‌شود که هر کدام به چند دسته تقسیم می‌گردد:
در گزارش تحلیلی، تجزیه و تحلیل، بخش عمده و گزارش و نتیجه‌گیری و ارائه پیشنهاد تقریباً عنصر جدایی‌ناپذیر آن است. تمام مقالات علمی، پژوهشی که از آن به عنوان نوشته تحقیقی یاد می شود در این دسته قرار می‌گیرد.
- گزارش تحلیلی شامل این موارد است:
* انتقادی
* پیشنهادی
گزارش انتقادی، نوشتار نقادانه نسبت به عملکرد گذشته برای اصلاح برنامه‌های آینده و گزارش پیشنهادی، نوشتاری است که با نگاه به آینده راه‌کارهایی را برای بهبود وضعیت کنونی ارائه می‌ کند.
گزارش اطلاعاتی صرفاً به ارائه اطلاعات می‌پردازد و هیچ گونه تحلیلی از یافته‌ها ارائه نمی‌ کند و حاوی هیچ گونه توصیه و پیشنهادی نیست.
- گزارش اطلاعاتی شامل موارد زیر است:
* گزارش پیشرفت روند کار
* گزارش وضعیت کنونی
* گزارش رویدادهای اتفاق افتاده در محیط کار
باید توجه کرد که هر یک از این موارد از گزارش‌نویسی، باید صادقانه و در خدمت به اسلام و نظام اسلامی باشد.
امام خمینی (ره) فرمودند:
«ای قشرهای روشنفکر و ای قشرهای نویسنده! قلم‌ها را در راه خدمت به این خلق به کار بیندازید؛ گفتار را در راه خدمت به مستضعفین و اعمال را در راه خدمت به مستضعفین.» (21)

پی نوشت ها :

16. سوره مبارکه قلم، آیه4-3.
17. بحارالانوار، ج 2، ص151.
18. بحارالانوار، ج‏2، ص152.
19. بحارالانوار ج‏2، ص152.
20. بحارالانوار، ج41، ص105.
21. صحیفه نور، ج10، ص128.

ادامه دارد