صاحب‌نظران در مورد وظایف مدیریت، نظریات مختلفی را ابراز کرده اند؛ اما وظایفی که تقریباً همه اندیشمندان علم مدیریت با آن موافق هستند، عبارت است از:
برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری، نظارت.
در این گفتار در مورد برنامه‌ریزی به عنوان اولین وظیفه مدیران و البته به عنوان یک مهارت بحث می شود.
برای دست یافتن به هر هدفی، باید قبل از تلاش فیزیکی یا اقدام به کار، تلاش ذهنی یا برنامه‌ریزی صورت گیرد. این تلاش ذهنی شالوده مدیریت را تشکیل می‌دهد.
برنامه‌ریزی شامل تعریف اهداف سازمانی، تدوین و تنظیم استراتژی کلی برای دستیابی به اهداف، تغییر و توسعه سلسله مراتب جامعی از طرح‌ها و برنامه‌‌ها برای ایجاد انسجام و هماهنگی بین فعالیت‌ها در جهت تحقق اهداف است. (1)
در دانش مدیریت، می‌توان گفت برنامه‌ریزی، تنظیم اهداف، گسترش استراتژی‌ها، و تعیین طرح کلی وظایف برای تحقق اهداف است. البته منظور از برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری در شکل معمول آن نیست بلکه از طریق فرایند برنامه‌ریزی، مجموعه‌ای از تصمیمات هماهنگ گرفته می شود.
در تعریف کلی می‌توان گفت برنامه‌ریزی شامل تعیین هدف‌ها و مقاصد سازمان و تهیه نقشه و برنامه کار است. برنامه‌ها نشان می‌دهد که هدف‌ها چگونه باید تحقّق یابد. (2)
برنامه‌ریزی در فعالیت‌های روزمره از اهمیت بسیاری برخوردار است. این مهم در کارهای بزرگ مدیریتی و رهبری از ضروریات اجتناب‌ناپذیر است. حضرت علی علیه السلام در مورد اهمیت برنامه‌ریزی در مدیریت انسانی می‌فرمایند:

أَمَارَاتُ الدُّوَلِ إِنْشَاءُ الْحِیَل‏ :

بقای مناصب و دولت‌ها به برنامه‌ریزی وچاره اندیشی در کارها مربوط است. (3)
20. میزان آشنایی با علم و دانش برنامه‌ریزی
برنامه‌ها، مجموعه‌ای از اهداف، سیاست‌ها و روش‌های مناسب برای اجرای عملی مشخص است که خروجی فرایند برنامه‌ریزی است.
گام اول در برنامه‌ریزی، بررسی هدف و مقصود فرد یا گروه از عملی خاص است؛ به این معنا که عمل مورد نظر چرا و به چه منظوری باید صورت گیرد.
در گام دوم راه‌های رسیدن به اهداف مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.
گام سوم تهیه فهرستی از فعالیت‌های لازم برای رسیدن به اهداف مشخص است. در این مرحله وظایفی بررسی می گردد که باید محول شود.
در گام نهایی باید منابع و امکانات سنجده، و طبق آن برنامه طراحی گردد.
مدیران باید در برنامه‌ریزی به طبقه‌بندی و اولویت‌بندیِ منابع محدود بپردازند و بهترین و کارامدترین روش استفاده از منابع را انتخاب ‌کنند.
تخصیص منابع یکی از فعالیت‌های اصلی برنامه‌ریز است که اجرای برنامه‌ها را امکان پذیر می‌سازد. تخصیص منابع باید با اولویت‌های تعیین شده و هدف‌های مورد تصویب سازگار باشد. هر سازمانی دست کم چهار نوع منبع دارد که برای تأمین هدف‌های مورد نظر باید تخصیص یابند: منابع مالی، منابع فیزیکی، منابع انسانی و منابع فنی (فناوری).
ناگفته نماند که در هر برنامه‌ریزی باید محدوده زمانی، معین باشد. جمله‌ای معروف است که می‌گوید: کار خوب ولی به موقع از کار عالی ولی دیرهنگام بهتر است. برای استفاده بهینه از زمان، تعیین اولویت‌ها، روشی مفید است.
از آنجا که فرایند برنامه‌ریزی، اهداف و مقاصد را برای کسب موفقیت شناسایی می‌کند، احتمال رسیدن به هدف و متمرکز شدن بر راه‌های دستیابی به اهداف را افزایش می دهدو از هدر دادن انرژی در راه‌های غیر مرتبط و منحرف شدن در مسیر فعالیت جلوگیری می‌‌کند.
نکته‌ای که باید به آن توجه کرد این است که انتخاب روش‌ها در برنامه‌ریزی، خلاقانه باشد؛ یعنی برنامه‌ریز باید تعداد راه‌های ممکن برای رسیدن به اهداف را شناسایی کند و به یک یا چند راه معمول بسنده نکند.
چون گاهی بین مسیر انتخاب شده درمی یابید که این انتخاب، کارایی لازم را ندارد و به راهی دیگر نیاز است. در پیش گرفتن بهترین شیوه برای رسیدن به نتیجه مطلوب گامی پراهمیت در برنامه‌ریزی است.
امام صادق علیه السلام در اهمیت شناخت راه‌های هر کار می‌فرمایند:

قِفْ عِنْدَ کُلِّ أَمْرٍ حَتَّى تَعْرِفَ مَدْخَلَهُ مِنْ مَخْرَجِهِ قَبْلَ أَنْ تَقَعَ فِیهِ فَتَنْدَم‏ :

در آغاز هر کارى توقف کن؛ جهاتش را بسنج؛ راه ورودش را از خروجش بشناس پیش از آنکه ناآگاهانه در آن قدم بگذارى و به پشیمانی دچار شوى. (4)
در هر برنامه‌ریزی موفق، فهرستی که از فعالیت‌ها تهیه می شود، انعطاف لازم را دارد؛ یعنی با تغییرات جزئی، اصول آن به هم نمی‌ریزد و همیشه جایی برای نوسانات پیش بینی می‌شود.
اگر برنامه‌ای انعطاف و تغییرپذیری لازم را نداشته باشد در صورت اجرا نشدن بخش کوچکی از آن هم برای مدیر فشار ذهنی در پی دارد و احساس شکست را منتقل می‌کند.
امام علی علیه السلام درباره دقت و ظرافت در برنامه‌ریزی می‌فرمایند:

التَّلَطُّفُ فِی الْحِیلَةِ أَجْدَى مِنَ الْوَسِیلَة :

ظرافت و دقت در برنامه ریزی و چاره جویی از امکانات بهتر است. (5)
مدیری که توان چاره‌اندیشی مشکلات را دارد، سختی‌ها و مشکلات را پیش‌بینی می‌کند، اما افرادی که اشکالات را پیش‌بینی نکرده و برای آن راه حل هم نیافته‌اند در مشکلات غوطه‌ور می‌شوند؛ همانگونه که امام علی علیه السلام می‌فرمایند:

مَنْ قَعَدَ عَنْ حِیلَتِهِ أَقَامَتْهُ الشَّدَائِد :

هر که از چاره‏سازى کار خویش فرو نشیند، سختیها و شداید او را بر سر پا خواهند کرد. (6)
برنامه‌ریزان باید آگاه باشند که هنگام برنامه‌ریزی بین نیازها (خواسته ها) و منابعِ در دسترس، تعادل مطلوب باشد.
اگر مدیر، آگاهی لازم از منابع و امکانات داشته باشد و با تدبیر، تخصیص منابع کند، باعث ذخیره‌سازی زمان و استفاده بهتر از امکانات می‌شود.
برخی از مدیران، مشکلات را از کمبود امکانات، و خود را از ضعف، مبّرا می‌دانند.
مدیرانی که توان برنامه‌ریزی دارند، در موارد بسیاری با امکانات ناچیز کارهای بزرگی انجام می‌دهند و به استقبال کارهای بزرگ می‌روند ولی مدیر بی‌برنامه امکانات را در مسیر غلط به کار می‌گیرد و در جهت تحقق اهداف سازمانی هیچ حرکت مثبتی انجام نخواهد داد.
امام علی علیه السلام در باره برنامه‌ریزی و استقبال نمودن از کارها می‌فرمایند:

مَنِ اسْتَقْبَلَ الْأُمُورَ أَبْصَر، مَنِ اسْتَدْبَرَ الْاُمُورَ تَحَیَّر :

هر که از پیش به استقبال کارها رود، بینا شود و هر که به آنها پشت کند (و ناآماده با آنها روبرو گردد) سرگردان است. (7)
برنامه‌ریزی می‌تواند در مرحله اجرای برنامه‌ها نیز نقش هدایت‌کنندگی و نظارت داشته باشد؛ به این معنا که می‌توان ترتیب زنجیره‌ای برنامه‌ها و فعالیت‌ها را مرحله به مرحله با برنامه‌ از قبل تعیین شده تطبیق داد.
یکی از بهره های برنامه‌ریزی ایمن شدن از پشیمانی بعد از عمل است؛ چون برنامه‌ریزی موجب می‌شود که مدیر با دید باز وارد کار شود و هدفی مشخص را دنبال کند؛ پس کار را با طرح و برنامه دقیق آغاز می کند؛ دغدغه شکست ندارد و از کار پشیمان نمی‌شود.
پیامبر صلی الله علیه و آله به ابن مسعود فرمودند:

یَا ابْنَ مَسْعُودٍ إِذَا عَمِلْتَ عَمَلًا فَاعْمَلْ بِعِلْمٍ وَ عَقْلٍ وَ إِیَّاکَ وَ أَنْ تَعْمَلَ عَمَلًا بِغَیْرِ تَدْبِیرٍ وَ عِلْمٍ فَإِنَّهُ جَلَّ جَلَالُهُ یَقُولُ [وَ لا تَکُونُوا کَالَّتِی نَقَضَتْ غَزْلَها مِنْ بَعْدِ قُوَّةٍ أَنْکاثا]

هنگامى که به انجام دادن کارى مى‏پردازى با دانش و خرد به کار برخیز و از آن بپرهیز که ناسنجیده و بدون اطلاع به کارى دست زنى که خداوند جلیل مى‏فرماید: همانند آن زن نباشید که پشم های تابیده ی خود را پس از استحکام وامی‏تابید! (8) (9)
امیرالمؤمنین علی علیه السلامدر این‌باره می‌فرمایند:

التَّدْبِیرُ قَبْلَ الْعَمَلِ یُؤْمِنُکَ مِنَ النَّدَم‏ :

تدبیر کردن پیش از عمل، مانع پشیمانى است‏. (10)
رهبر معظم انقلاب نیز در مورد ضرورت برنامه‌ریزی در نیروهای مسلح می‌فرمایند:
«نیروهای اسلام وقتی با برنامه‌ریزی، دقت، اراده و تصمیم وارد بشوند، هیچ دژی نیست که در مقابل آنها بتواند مقاومت کند.» (11)
در چشم اندازی کلی، ویژگی‌های برنامه‌ریزی را می‌توان در موارد زیر خلاصه نمود:
1) تشخیص نیاز یا انعکاس انگیزه
2) جمع‌آوری اطلاعات در خصوص نیاز ایجاد شده
3) مرتبط ساختن اطلاعات و نگرش‌ها
4) تعریف اهداف در راستای رسیدن به نیاز
5) تأمین مقدمات مورد نیاز برای رسیدن به اهدافی که ما را در راستای رسیدن به نیاز یاری می کند.
6) پیش‌بینی وضعیت آینده
7) ساخت زنجیره‌های متفاوتی از اقدامات مبتنی بر تصمیمات پی در پی
8) اولویت بندی گزینه‌های ممکن و انتخاب بهترین گزینه‌ها
9) تعریف سیاست‌های اجرای برنامه
10) تعریف معیارهای ابزار ارزیابی برنامه

پی نوشت ها :

1. مدیریت منابع انسانی، ص23.
2. مدیریت رفتار سازمانی، ص14.
3. تصنیف غررالحکم و دررالکلم، ص348.
4. بحارالانوار، ج‏75، ص283.
5. تصنیف غررالحکم و دررالکلم، ص243.
6. تصنیف غرر‌الحکم و درر‌الکلم، ص463.
7. تحریر المواعظ العددیة، ص118.
8. سوره مبارکه نحل، آیه92.
9. بحارالانوار، ج‏74، ص112.
10. بحارالانوار، ج‏68، ص338.
11. روزنامه جمهوری اسلامی، 28/11/1371.

ادامه دارد

2. میزان توانایی هدف‌گذاری و تنظیم برنامه‌های دراز مدت، میان مدت و کوتاه مدت

در شاخص قبل گفته شد که اولین گام در برنامه‌ریزی، شناسایی اهداف است.
هدف‌ها، عامل ایجاد انگیزه برای تلاش و کوشش است. تعریف و تعیین اهدافی مشخص برای مجموعه موجب می‌شود که مدیران و فرماندهان، مبنای مشخصی برای تصمیم‌گیری‌های خود داشته باشند که از آن به عنوان استراتژی یاد می‌شود. استراتژی یعنی شناخت آینده و برنامه‌ریزی برای آن با توجه به موقعیت و رویدادهایی که ممکن است پیش آید.
امروزه برنامه‌ریزی با توجه به تغییرات شدید در عوامل محیطی مانند جریانات سیاسی، اقتصاد، فناوری، قوانین دولتی، فرهنگ عمومی و ... ماهیت استراتژیک دارد یعنی با توجه به وضعیت جامعه، رقابت میان احزاب و سازمان‌ها، محدودیت منابع، تهدیدات خارجی و داخلی؛ بسنده کردن به برنامه‌ریزی سنتی (هدف، طرح، اجرا) کفایت نمی‌کند. در برنامه‌ریزی استراتژیک به عوامل سیاسی، اقتصادی و محیطی و تغییرات آن توجه، و با توجه به آن سایر برنامه‌ها و طرح‌های سازمانی توسعه داده می‌شود.
در واقع در برنامه‌ریزی استراتژیک پس از تعیین رسالت‌ها و مأموریت‌های اساسی سازمان به بررسی تهدیدها و فرصت‌ها، توانایی‌ها و ضعف‌های سازمانی پرداخته می‌شود و با توجه به نتایج آن، طرح‌ها، استراتژی‌ها و خط مشی‌هایی که بتواند سازمان را در دستیابی به اهداف بلند مدت یاری کند.
امام علی علیه السلام در بیان ارزش نگاه عمیق کردن به آینده و برنامه‌ریزی برای آن می‌فرمایند:

الْمُؤْمِنُونَ هُمُ الَّذِینَ عَرَفُوا مَا أَمَامَهُم‏ :

مؤمنان آن کسانی هستند که آنچه را در پیش دارند، بشناسند. (12)
یکی از مهم‌ترین عوامل در کسب موفقیت مدیران، تدوین و مشخص کردن دقیق اهداف بر اساس زمانبندی است. وقتی هدف‌ها مشخص می‌شود، موانع کنار می‌رود؛ فرصت‌ها از راه می‌رسد و منابع مورد نیاز خود را نشان می‌دهد. مدیران موفق، مدیرانی هستند که می توانند واضح و روشن، تعریف دقیقی از اهداف سازمانیِ خود بیان کنند.
هدف، تعیین کننده مسیر حرکت و جهت اصلی سازمان، روشن کننده مسیر تلاش‌های افراد و کارکنان سازمان و عنصر اصلی برنامه‌ریزی است که برنامه‌ها برای دستیابی به آن، طراحی و اجرا می‌شود.
سازمان‌ها برای منظورهای متفاوتی به وجود آمده اند. بنابراین اهداف خاصی دارند. تلاش مدیران، اعم از برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، سازماندهی و کنترل و... همگی به منظور دستیابی به اهداف تعیین شده است.
اهداف سازمانی، بیان‌کننده منظور برنامه‌ریزی در طرح‌ها و برنامه‌ها است. اهداف سازمانی در چارچوب فرایند برنامه‌ریزی تدوین می شود و اندیشه های مبهم را به منظورها و نتایج مشخص تبدیل می‌کند.
بدون اهداف، رفتارها و فعالیت‌ها، سازمان دچار سردرگمی خواهد شد؛ به همین منظور حضرت علی علیه السلام اهداف و برنامه های هر یک از فرمانداران را تعیین و به آنها ابلاغ می‌فرمودند. آن امام همام همواره اهداف و وظایف اصلی کارگزارانش را به صورت روشن و دقیق تبیین، و معمولا آنها را مکتوب می‌نمودند و به صورت نامه‌ای در اختیار مدیران مناطق و یا فرماندهان لشکر خود قرار می‌دادند.
در منابع روایی و متون تاریخی، موارد بسیاری از این نامه‌ها ذکر شده است. در کتاب شریف نهج‌البلاغه نیز چند مورد از این نامه‌ها هست که کامل‌ترین و جامع‌ترین آنها، نامه‌ای است که حضرت، خطاب به مالک اشتر نخعی، نوشته اند زمانی که تصمیم گرفتند او را به عنوان استاندار مصر منصوب کنند.
آن حضرت در این‌نامه مفصل - که به عهد‌نامه مالک اشتر معروف است - اهداف اصلی و انتظارات اساسی خود را از مالک، روشن و مشخص، و به صورت مشروح و جامع، وظایف و اختیارات او را ذکر کرده‌اند.
ایشان در بخش اول این نامه، اهداف کلی و وظایف اصلی را مطرح می کنند و می‌فرمایند:

هذا ما أَمَرَ بِهِ عَبْدُ اللَّهِ عَلىٌّ أَمِیرُالْمُؤْمِنِینَ ‏مالِکَ‏ ‏بْنَ‏ ‏اْلحارِثِ‏ ‏الْأَشْتَرَ فِى عَهْدِهِ إِلَیْهِ، حِینَ وَلَّاهُ مِصْرَ: ‏جِبوةَ خَراجِها، وَ جِهادَ عَدُوِّها، وَ اسْتِصْلاحَ اَهْلِها، وَ عِمارَةَ بِلادِها... :

این، دستوری است که بنده خدا علی امیرالمؤمنین به مالک ابن حارث اشتر در پیمان خود با او داد، هنگامی که او را والی مصر گردانید تا خراج آنجا را گرد آورد و با دشمن بجنگد و به اصلاح حال مردم بپردازد و شهرهای آنجا را آباد سازد. (13)
امام علیه السلام در این قسمت از نامه، مبنای اصلی انتصاب و اعزام مالک اشتر به مصر را گرفتن مالیات، جنگ با دشمنان، ساماندهی کار مردم و آباد ساختن شهرهای آن منطقه اعلام کرده، و در ادامه نامه، وظایف مالک اشتر و روش‌ها و دستور‌العمل‌های لازم را برای دستیابی به آن‌ها توضیح داده‌اند.
باید توجه کرد، هدفی که انتخاب می‌شود باید دارای چند ویژگی باشد:
- هدف‌ باید واضح باشد. مدیران و نیروها آشکارا مقصد را بدانند که چه می‌خواهند. اهداف مبهم، دست‌یافتنی نیست؛ پس هدف باید به گونه ای بیان شود که واضح و دقیق باشد.
- هدف باید قابل‌سنجش باشد؛ یعنی مدیر و فرمانده بتواند اندازه نزدیکی سازمان به هدف را بسنجد.
- هدف باید دست‌یافتنی باشد؛ چون اگر غیرممکن باشد، خیلی زود مدیران و نیرو‌ها دلسرد می‌شوند و هدف را کنار می‌گذارند.
- هدف باید بر زمان مبتنی باشد. لازم است مدیران برای رسیدن به اهداف جدول زمانی داشته باشند و سقف زمانی برای آن در نظر بگیرند؛ در غیر این صورت هرگز به روزِ پایان نخواهند رسید.
- هدف‌ باید واقع‌بینانه، و تحقق آن در سازمان، ممکن و نتیجه ای در پی داشته باشد.
فرایند هدف‌گذاری و اجرای آن نیازمند شناسایی نیازمندی‌ها، توانمندی‌ها، فرصت‌ها و تهدیدهاست.
امام علی علیه السلام فرمودند:

لَاتَعْزِمْ عَلَى مَا لَمْ تَسْتَبِنِ الرُّشْدَ فِیه‏ :

بر آنچه رشد را در آن نمی‌دانی، عزم مکن. (14)
بازخوانی و ویرایش فهرست اهداف باعث می‌شود مدیران به فهرست مطلوبی از عملکرد گذشته و چشم‌انداز آینده دست یابند و از عملکرد گذشته برای آ‌ینده برنامه ای تنظیم کنند.
مولای متقیان حضرت امیرالمؤمنین علی علیه السلام در قسمتی از نامه سی‌و‌یکم خطاب به فرزند گرامیش حضرت امام حسن علیه السلام در مورد برنامه‌ریزی آینده بر اساس کارهای گذشته می‏فرمایند:

اسْتَدِلَّ عَلَى مَا لَمْ یَکُنْ بِمَا قَدْ کَانَ فَإِنَّ الْأُمُورَ أَشْبَاه‏:

با آنچه در گذشته دیده و شنیده‏ای بر آنچه هنوز نیامده است، استدلال کن؛ چرا که امور شبیه یکدیگرند.
بعد از انتخاب هدف باید به تنظیم برنامه‌ها و هدف‌گذاری پرداخت:
در تعریف هدف‌گذاری می‌توان گفت هدفگذاری بیان نتایج موردانتظار در قالب کارهای مشخص و قابل اندازه‌گیری در محدوده زمانی معین و با صرف هزینه معین است؛ به بیان دیگر هدفگذاری، تجزیه مأموریت‌ها و اهداف بلندمدت در قالب اهداف کمی و کیفی کوتاه‌مدت است.
با این تعریف‌ها می توان پی برد هدف‌گذاری جزء جدایی‌ناپذیر برنامه‌ریزی و مبنایی برای اجرای آن است.
در ابتدا بهتر است خطوط کلّی برنامه‌های آینده سازمان را در درازمدت مشخص نمود. در این برنامه‌ها سیر کلّی حرکت‌ها تا رسیدن به اهداف سازمانی مشخص می‌شود. در این نوع برنامه‌ریزی که برنامه‌ریزی استراتژیک یا جامع گفته می‌شود، وضعیت فعلی سازمانی و راه‌های کلّی آینده تبیین می شود. در این برنامه‌ریزی، رسالت سازمان، تعیین، و سیاست‌های کلی سازمان تدوین می‌شود. اهداف بلند مدت باید در قالب هدف‌های کمی و کیفی کوتاه مدت، تجزیه گردد. سپس خطوط کلّی برنامه جامع در اجزای مناسب، خرد می‌شود و هر جزء به صورت هدفی کوچکتر در می آید و برای رسیدن به هر یک از این اهداف کوچک، برنامه‌ای عملیاتی ترسیم می‌ شود.
برنامه‌ عملیاتی یعنی پیش بینی اقدامات لازم برای رسیدن به هدف‌های معین با توجه به امکانات و محدودیت‌ها و خطوط کلّی با استفاده از شیوه های (روش‌های) مناسب.
تقسیم‌بندی اهداف بزرگ به اهداف کوچکتر فواید بسیاری دارد که مهم‌ترین آن‌ها صرفه‌جویی در زمان، جلوگیری از پراکندگی فکر و انرژی و افزایش بهره‌وری است.
عموماً برنامه‌ریزی را از جنبه زمانی می‌توان در قالب برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت (برنامه‌ریزی عملیاتی و تاکتیکی)، برنامه‌ریزی میان‌مدت و برنامه‌ریزی بلندمدت دسته‌بندی نمود.
هدف‌های کوتاه مدت اهدافی است که سازمان برای رسیدن به هدف‌های بلند مدت باید به آنها دست یابد. هدف‌های کوتاه مدت باید همانند هدف‌های بلند مدت، قابل اندازه‌گیری، مولد انگیزه، واقعی، سازگار با سایر هدف‌ها و اولویت‌بندی شده باشد.
هر سطح از مدیریت در سازمان باید با مأموریت‌های اساسی سازمان (‌رسالت سازمان) آشنایی کافی داشته باشند و در چارچوب مأموریت‌های کلی و اساسی سازمان به تعیین اهداف بلند مدت و میان مدت واحد خود بپردازد.
برنامه‌های بلند مدت به سازمان کمک می‌کند تا از نتایج کار، ارزیابی درستی به دست آید و پیامدهای کار اندیشیده شود و برای هم‌افزایی، مشارکت، تعیین اولویت‌ها، و هماهنگی امورِ درازمدت تدبیر شود.
پیامبر اکرم صلی الله علیه و آله می‌فرمایند:

إِذَا هَمَمْتَ بِأَمْرٍ فَتَدَبَّرْ عَاقِبَتَهُ فَإِنْ یَکُ خَیْراً وَ رُشْداً فَاتَّبِعْهُ وَ إِنْ یَکُ غَیّاً فَدَعْه‏ :

چون در اندیشه انجام دادن کارى برآیى در عاقبت آن تدبّر کن تا اگر نیک است و در راه درست، به آن دست یازى و اگر مایه گمراهى است آن را فروگذارى. (15)
حضرت رسول صلی الله علیه و آله در مورد برنامه‌ریزی چند جانبه کوتاه مدت و بلندمدت فرموده‌اند:

اعْمَلْ لِدُنْیَاکَ کَأَنَّکَ تَعِیشُ أَبَداً وَ اعْمَلْ لآِخِرَتِکَ کَأَنَّکَ تَمُوتُ غَدا :

براى دنیاى خود چنان کار کن که گویى همیشه زنده خواهى ماند و براى آخرت خود چنان کار کن که گویى فردا خواهى مرد. (16)
امام علی علیه السلام نیز می‌فرمایند:

فِی صِفَةِ اللَّبیبِ: .. رَاقَبَ فِی یَوْمِهِ غَدَهُ وَ نَظَرَ قُدُماً أَمَامَه :

(انسان خردمند) در امروز مراقب فرداى خویش است و از هم اکنون آنچه را در پیش دارد مى‏بیند. (17)
مقام معظم رهبری در جمع نیروی انتظامی، لزوم مدیریت قوی و برنامه‌ریزی علمی و پیوسته را نتیجه بخش می دانند و می فرمایند:
«امروز بحمداللَّه نیروى انتظامى پیشرفت‌هاى بسیارى را در جنبه‏هاى مختلف نظم و سازماندهى، آگاهى و هوشمندى و آشنایى با شیوه‏هاى علمى، ارتباط با مردم و پیدا کردن اولویت‌ها از خود نشان مى‏دهد که مایه خرسندى است و یقیناً وقتى نگاه درست به مقوله عزم و نظم و امنیت وجود داشته باشد و این با مدیریت قوى، برنامه‏ریزى علمى و کار بى‏وقفه همراه شود، نتیجه‏اش براى این نیرو، افتخارآمیز و براى ملت شیرین خواهد بود.» (18)
مقام معظم رهبری در جای دیگر، هدف نیروی انتظامی را، که همان امنیت است، بسیار ارزشمند برشمرده اند و فرمودند:
«اگر باید انسان براى انتخاب راه زندگى و تحصیل، هدفى را در میان هدف‌هاى مهم گزینش کند، بدون تردید هدفى که شما گزینش کردید، یکى از برترین و بهترین هدف‌هاست و باید این توفیق را قدر بدانید و خداى متعال را شکر بگویید و به خود ببالید؛ زیرا مقوله امنیت، یک مقوله بسیار مهم و استثنایى است.» (19)
پس از تعیین و تصویب اهداف در سازمان، نوبت به اجرای فرایندها و فعالیت‌ها می‌رسد.
تعهد داشتن نسبت به اهداف و احساس مسئولیت با اجرای بهتر برنامه‌ها رابطه مستقیمی دارد. مدیران باید این حس را در خود و کارکنانشان تقویت کنند و در راه دستیابی به هدف‌های تعیین شده از هیچ کوششی فروگذار نکنند.

پی نوشت ها :

12. الحیاة، ج‏1، ص273.
13. نهج‌البلاغه، نامه53.
14. تصنیف غرر‌الحکم و درر‌الکلم، ص476.
15. الحیاة، ج‏1، ص273.
16. تنبیه الخواطر، ج 2، ص‌234.
17. الحیاة، ج‏1، ص586.
18. بیانات در مراسم فارغ‏التحصیلى دانشکده افسرى نیروی انتظامى،‏ 15/07/1383.
19. بیانات در هفدهمین دوره دانش آموختگی دانشجویان دانشگاه علوم انتظامی،16/08/1386.

ادامه دارد

3. میزان توانایی برنامه‌نویسی

برنامه‌ها مجموعه‌ای از تصمیمات هماهنگ و پی در پی است. اندیشه هایی که در ذهن ما است تا زمانی که مدوّن و مکتوب نشده باشد، برنامه نیست. پس تدوین برنامه الزامی است. هر طرح مکتوب و مدون مانند نقشه راهی است که سازمان را در راه رسیدن به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت یاری می‌کند.
تدوین طرح‌های عملی برای تحقق آنها از شاخص‌های توانایی هر برنامه‌نویس است. برنامه مدون یعنی زبان کاری مشترک در میان کارکنان.
در هر مجموعه و سازمان، برنامه‌ای می‌تواند مقدمات موفقیت و پیشرفت را فراهم کند که اصولی، منطقی و متناسب با امکانات و وضعیت سازمان تدوین شده باشد. برنامه‌ریزی غیر اصولی، ضعیف و نامتناسب نه تنها به پیشرفت سازمان کمکی نمی‌کند، چه بسا باعث شکست، ناکامی و حتی فرو‌پاشی سازمان می شود.
امیر‌مؤمنان علی علیه السلام می‌فرمایند:

سُوءُ التَّدْبِیرِ سَبَبُ التَّدْمِیر :

سوءتدبیر در برنامه‌ریزی، موجب هلاک و فرو‌پاشی است. (20)
در نگاه اول به نظر می‌رسد که نوشتن برنامه، کار ساده‌ای نباشد. طرح یا برنامه همانند تابلو نقاشی سه قسمتی است:
قسمت اول: موقعیت کنونی در جواب این سؤال که ما اکنون در کجاییم.
قسمت دوم: هدف‌ها در جواب این سؤال که به کجا می خواهیم برسیم.
قسمت سوم: روش‌ها در جواب این سؤال که ما چگونه به آنجا خواهیم رسید.
هر قسمت دارای عناصر مسلم و مشخصی است.
گام اول در برنامه‌نویسی: موقعیت کنونی
هر فرمانده و مدیرِ دارای برنامه از خود می‌پرسد: «سازمانی که من مدیریت آن را بر عهده گرفته‌ام در چه جایگاهی قرار دارد؟» عناصری مانند رسالت سازمانی و ارزشهای سازمانی در این قسمت تعریف می‌شود؛ سپس به موقعیت فعلی سازمان نگاه کند و می‌نگرد که در درون و بیرون سازمان چه اتفاقی می‌افتد. اینجاست که نیاز او به تغییر دادن وضعیت و عوض‌کردن جهت حرکت مشخص می‌شود. او باید، آرمان و رسالت سازمان خویش را مورد بازنگری جدی قرار دهد و رسالت و اهداف جدید سازمان را توصیف کند؛ این که او از این پس چه بنیانی را بنا می‌گذارد و علت وجود او در سازمان چیست.
نیروی انتظامی، که بر مبنای خدمت به مردم و حفظ و برقراری امنیت بنا نهاده شده است، برنامه‌های خویش را بر اساس این مأموریت پی‌ریزی می‌ کند.
شناخت چند عامل می تواند فرماندهان را در موقعیت سنجی یاری کند:
توانایی‌ها ، ضعف‌ها ، فرصت‌ها ، تهدید‌ها
برنامه‌ها باید بر اساس تقویت توانایی‌ها، از بین بردن ضعف‌ها، استفاده از فرصت‌ها و تشخیص تهدیدها باشد. پس برنامه نویس باید توانایی‌های خویش و همکارانش را بشناسد؛ از نقاط ضعف آگاه باشد؛ فرصت‌ها را دریابد و تهدیدها را تشخیص بدهد تا بتواند بر اساس این عوامل، قطعه اول تابلو نقاشی را بخوبی ترسیم کند.
اصل دیگری که علاوه بر رسالت در موقعیت سنجی باید مد نظر قرار گیرد، ایمان، اخلاق و ارزش‌های هر سازمان است.
بررسی ارزش‌های سازمانی این مسئله را روشن می‌کند که فرمانده به چه ارزش‌هایی باور دارد.
ارزش‌ها سازمان را در موفقیت و ایجاد انگیزه‌کاری بین کارمندان هدایت می‌کند.
مدیر موفق از خود می‌پرسد در تشکیلات ما ارزش‌ها و باورها بر چه اساسی است. چه ارزش‌ها و باورهایی تعاملات روزانه را بین کارکنان هدایت می‌کند؟
گام دوم در برنامه‌نویسی: هدف‌ها
هر فرمانده و مدیرِ دارای برنامه به این قبیل پرسش‌ها پاسخ می دهد که سازمان من در آینده به چه چیز شبیه خواهد بود؛ ما در منتها درجه در کجا خواهیم بود؟ آینده‌ای که من می‌خواهم برای سازمان ترسیم، و در آن مشارکت کنم، چیست؟ البته پیش‌گویی آینده بویژه در سازمان‌ها و مراکز نظامی و انتظامی سخت است ولی غیر ممکن نیست.
فرمانده لایق برای پاسخ دادن به این پرسش‌ها به منحصر به فرد بودن سازمانش و اینکه چگونه می‌تواند سازمانش بهترین باشد فکر می کند و به برنامه‌هایی می-اندیشد که او را در جایگاه برتری قرار خواهد داد.
گام سوم در برنامه نویسی: روش‌ها
دانستن اینکه فرمانده چطور به اهداف خود دست خواهد یافت، اصلی‌ترین قسمت برنامه‌نویسی و در عین حال وقت‌گیرترین گام است به این دلیل که از موقعیت کنونی او تا افق برتری که وی به آن اندیشیده است، تعداد زیادی مسیر وجود دارد. انتخاب درست هر مسیر، تعیین کننده سرعت مدیر به سوی مقصد نهایی است.
در این مرحله، برنامه‌نویس، اهداف بلند مدت و استراتژیک را به هدف‌های عملیاتی تبدیل، و فعالیت‌های کلیدی مورد نیاز را برای رسیدن به چشم انداز نهایی مشخص می‌کند.
نکته‌ای که برنامه‌نویس باید مدنظر قرار دهد، انتخاب روش و استراتژی‌ها بر اساس ارزش‌ها و آبروی سازمانی است.
اهداف کوتاه مدت، آرمان‌های استراتژیک را به هدف‌های اجرایی مخصوص تبدیل می‌کند.
اهداف مؤثر به روشنی تعیین می‌کند فرمانده در پایان به چه نتیجه‌ای ‌خواهد رسید؛ چه وقت می‌خواهد آن را به انجام برساند؛ چطور تصمیم دارد به آن برسد و چه کسی قصد دارد مسئول آن باشد.
در بخش مربوط به اقدام و عمل، برنامه عملکرد نوشته و تنظیم می‌شود؛ یعنی فعالیت‌های خاصی تعیین می شود که به اهداف منجر می شود. این برنامه شامل تاریخ شروع و پایان عمل و گماشتن شخص مسئول است. مدیران و فرماندهان باید در نظر داشته باشند در این قسمت از برنامه‌نویسی آیا بخش‌های عملکردی برنامه برای دست‌یابی به اهداف مورد نظر کافی است؛ آیا پشتیبانی لازم از نظر مالی، امکانات و زمان برای اجرای طرح مورد نظر وجود دارد؟ چرا که هر طرح مکتوب و مدون باید پشتیبانی شود و زمان کافی برای اجرا داشته باشد و نیروهای کارامد، معتقد و با انگیزه، مجری آن باشند.
این بخش را با سخنی از مولای موحدان حضرت علی علیه السلام به پایان می بریم که فرمودند:

أَدَلُّ شَیْ‏ءٍ عَلَى غَزَارَةِ الْعَقْلِ حُسْنُ التَّدْبِیر :

بهترین دلیل بر کمال عقل، خوب برنامه‌‌ریزی کردن است. (21)
4. توانایی برنامه‌محوری کار نمودن در سازمان
از آنجا که سازمان‌ها با محدودیت‌های مختلفی مانند محدودیت منابع و امکانات، نیروی انسانی کارامد، زمان و... رو به رو هستند، روشن بودن اهداف و مسیر حرکت برای جلوگیری از اتلاف منابع و همچنین افزایش بهره‌وری، ضرورت است.
همان‌گونه که گفته شد برنامه محور بودن از بی‌نظمی، پراکندگی افکار و صرف بی‌مورد انرژی می‌کاهد. این ویژگی در فرهنگ اسلامی ما توانایی به شمار می-رود. مدیری که در کارها قدرت تشخیص موقعیت‌ها و تخصص و مهارت لازم را نداشته باشد، صرفنظر از اینکه موفقیتی در مدیریت به دست نخواهد آورد، استعدادها و امکانات موجود را هم از بین خواهد برد. امام على علیه السلام می‌فرمایند:

دَعْ مَا لَا یَعْنِیکَ وَ اشْتَغِلْ بِمُهِمِّکَ الَّذِی یُنْجِیک‏ :

آنچه را برای تو مهم نیست واگذار و به کار مهمی مشغول باش که موجب نجات تو خواهد شد. (22)
بنابراین لازم است که سازمان، اهداف روشن و مشخصی را برای خود تعیین و تعریف کند و تمام فعالیت‌های کارکنان خود را در جهت دستیابی به آن هدف‌ها سوق دهد.امام على علیه السلام به مالک اشتر? به عنوان فرمانده و مدیر می‌فرمایند:

أَمْضِ لِکُلِّ یَوْمٍ عَمَلَهُ فَإِنَّ لِکُلِّ یَوْمٍ مَا فِیه :

در هر روز، کار آن روز را به جا آور؛ زیرا برای هر روز، کاری است. (23)
ایشان در همان نامه فرمودند:

فَضَعْ کُلَّ أَمْرٍ مَوْضِعَهُ وَ أَوْقِعْ کُلَّ عَمَلٍ مَوقِعَه :

هر چیز را به جای خود بگذار و هر کاری را در وقت آن انجام ده.(که عدل و درستکاری این است، ولی اگر در هر کاری از کارهای دنیا و آخرت افراط یا تفریط نمودی یعنی از حق، تجاوز یا در آن کوتاهی کردی، ستمکار بوده‌ای.) (24)
این سخن گرانقدر که به مدیریت زمان نیز اشاره دارد، توصیه مهمی در مورد برنامه محور بودن زندگی است. حضرت در سخن دیگری، نتیجه عزم و تصمیم در برنامه‌های زندگی را پیروزی می دانند و می فرمایند:

أَصْلُ الْعَزْمِ الْحَزْمُ وَ ثَمَرَتُهُ الظَّفَر :

اصل عزم، دور اندیشى، و میوه آن فیروزى است. (25)
زمان‌بندی در زندگی و انجام دادن کارها در ساعات و مواقع خودش چنان اهمیت دارد که در برخی از احادیث تأکید فراوان بر آن شده است. تمام این روایات بر برنامه‌محوری در کارها دلالت دارد. امام کاظم علیه السلام فرمودند:

اجْتَهِدُوا فِی أَنْ یَکُونَ زَمَانُکُمْ أَرْبَعَ سَاعَاتٍ سَاعَةً لِمُنَاجَاةِ اللَّهِ وَ سَاعَةً لِأَمْرِ الْمَعَاشِ وَ سَاعَةً لِمُعَاشَرَةِ الْإِخْوَانِ وَ الثِّقَاتِ الَّذِینَ یُعَرِّفُونَکُمْ عُیُوبَکُمْ وَ یُخْلِصُونَ لَکُمْ فِی الْبَاطِنِ وَ سَاعَةً تَخْلُونَ فِیهَا لِلَذَّاتِکُمْ فِی غَیْرِ مُحَرَّمٍ :

بکوشید زمانتان را به چهار بخش تقسیم کنید: ساعتى براى مناجات با خدا و ساعتى براى زندگى و ساعتى براى معاشرت با برادران و معتمدانى که عیبهایتان را به شما بشناسانند و در باطن به شما اخلاص داشته باشند و ساعتى براى پرداختن به لذت‌هایى که حرام نباشد. (26)
...پایان.

پی نوشت ها :

20. تصنیف غررالحکم و دررالکلم، ص354.
21. غررالحکم و دررالکلم، ص355.
22. تصنیف غررالحکم و دررالکلم، ص477.
23. نهج‌البلاغه، نامه 53.
24. نهج‌البلاغه، نامه53.
25.تصنیف غررالحکم و دررالکلم، ص476.
26. الحیاة، ج‏1، ص543.